必有结果 开会的目的就是解决问题

2019/05/14 次浏览

  完 整 会 议 流 程 1 会议流程 序言 人最难的就是“向内看,从内修”,当静下心来 学习这篇文章时,您会发现您身边的一切都已悄然改 变,不用去问,跟着自己内心最真实的感觉去做就好 。 2 会议流程 一、凡是会议,必有准备 在三星,永远不开没有准备的会议,会议最大的 成本就是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪 ,没有准备的会议就是一场集体谋杀。 所以,在三星重大的会议由事先检查制度,没有 准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料 提前发给与会人员,与会人员要提前看材料做好准备 ,不能进了会议室才开始思考。 3 会议流程 二、凡是会议,必有主题 在三星,开会必须要有明确的会议目的,为会议 准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。没有主题和 流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的 生命。会议的主题,要事先通知与会人员。 4 会议流程 三、凡是会议,必有纪律 在三星,开会设一名官(一般由主持人 担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚 ,对于会议不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要 提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对 于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。 5 会议流程 四、凡是会议,会前必有议程 在会议之前要有明确清楚的会议议程,会议经营人 员要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解 会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备 相关的资料和安排好相关的工作。每一项讨论必须控制 时间,不能泛泛而谈,海阔天空。 6 会议流程 五、凡是会议,必有结果 开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结 果,将是对大家时间的浪费,所以每个人都要积极的 参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏 离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2 小时之内,太长的时间会超过人的疲劳限度。 会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟, 还有30分钟,还有10分钟。会议的决议要形成记录, 并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再 讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。 7 会议流程 六、凡是开会,必有训练 三星把培训看成是节约时间成本的投资,可使员工快速成长。培养员工 ,让员工减少犯错,提升技能,本质是提高了时间价值。 三星,有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会 议训练”,而许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录, 如何跟踪,如何对待分歧,如何会场汇报等等。这些必要的训练,会让公司 的会议变得高效。 开会难免有意见不一或争论,如果处理不好,就会影响开会效果,适当 采用一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公然称赞、私 下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可 恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不 同的也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注 意,千万不能为了体现自己而贬低他人。 有时候要采取民主集中制模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心 胸去倾听别人的意见,不要被自己固有的立场所左右,不要将你的结论强加 于人,如果你要公布既定的政策、决定,要事前说明不容讨论,需要与会人 员议论的一定不能是既定的决议。 8 会议流程 七、凡是开会,必须守时 设定时间,准时开始、准时结束;准时开始、准 时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时 ,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不 能讨论过久,若不能得出结论可暂放一下避免影响其 他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与 会人员,使他们有思想准备。 9 会议流程 八、凡是开会,必有记录 一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要 形成决议,会议各项决议一定要有具体执行人员及完 成期限,如此想决议的完成需要多方资源,一定要在 决议记录中明确说明,避免会后相互推诿,影响决议 的完成,这点特别重要,企业的各级管理人员经常会 犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的 作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会 没有意义,直接影响其不想开会或者参与开会。 10 会议流程 九、凡是散会,必有事后追踪 记得“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检 查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有 跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确 保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有 这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。 11 会议流程 十、最后请记住三个简单却很有意义的公式: ① 开会+不落实=零 ② 布置工作+不检查=零 ③ 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实 12

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